Seguramente has tenido la oportunidad de viajarrecientementea laplayao a los sitios arqueológicos detu país. Sabemos que hay muchos tipos de viajeros. No obstante, podemos reducirlos a dos categorías: los aventureros y los planeadores. Sin duda, ser un aventurero conlleva grandes satisfacciones, así como retos. Mientras que para un planeador, los viajes pueden ser menos riesgosos,más estructurados ypausados; esto permite apreciar de otra forma los paisajesy la arquitectura. Pues bien, las empresas poseen una mezcla de ambas categorías. Tienen un componente de aventura, de viaje y descubrimiento. Pero también es necesario que estén organizadas según un plan, para evitar rezagos, incidentes o decisiones apresuradas. Índice de contenidos Sigamos con la analogía: unplan operativo permite que las empresas elijanel destino, la duración del viaje, las actividades y, lo más importante, el presupuesto de gastos (pues nadie quiere quedarse a medio camino por falta de dinero). A su vez, este plan requiere de la colaboración de todos losparticipantes,en este casolos trabajadores. Esto implica repartir las actividades indispensables para llevar a buen puerto la empresa, generalmente por un año. ¿Quién se encarga de los insumos? ¿Quién administra los gastos de operación? ¿Quién realiza las tareas de marketing y publicidad? El éxito de un equipode trabajo solo puede lograrse a través de un plan.En él, al igual que en los viajes recreativos,se deben integrar los objetivos y metas amediano y largo plazo. Sin este plan, los colaboradorespueden perder de vista su enfoque y descuidar las actividades que deben realizar para obtener los resultadosen determinado periodo. Para ello existe el plan operativo anual. Con este documento las empresas buscan asegurarse de que sus proyectos se están ejecutando de acuerdo con los tiempos y los objetivos propuestos. Así que comencemos por definir en qué consiste este instrumento. Plantilla Gratis Un plan operativo anual (POA) es un documento empresarial donde se plasman las estrategias de acción de una empresa orientadas al futuro. En este se pueden incluir objetivos, presupuestos y labores que los equipos esperan cumplir en el periodo de un año. Este plan debe estar alineado con elplan estratégico de la empresa, con el que guarda algunassimilitudes.En términos generales, un plan estratégico abarca más aspectos que el POA, y muchos especialistas consideran el POA como una parte del plan estratégico que se renueva cada año para lograr los objetivos corporativos que están planteados en el primero. El plan operativo anualsirve para concretar las metas que una organización debe o quiere conseguir en el lapso de un año. Con él, tu empresa y sus miembros sabrán cómo actuar cuandose emprenda un nuevo proyecto o surjan problemas. Este documento debe contener a grandes rasgos: Por lo regular, este plan es liderado por el gerente de la compañía, quien es elmando más adecuadopara manejar el plan operativo, ya que es el responsablede asignar recursos y determinar puestos y actividades. Pero todo dependerá del tipo de proyecto que se lleve a cabo. El POA debe ser un documento breve, concreto y sencillo. Para elaborarlo se requiere de la participación del personal o el equipoque hará uso de él. Además de los objetivos y las descripciones de las actividades, el plan debe incluirfechas límite para concluir las tareas indicadas. Este documento puede ser tan extenso como sea necesario para establecer todos los puntos que ayudarán a planificar tu negocio a lo largo de 12 meses. Por lo general se estructura en categorías y listas, pero puedes formularun diseño particular, de acuerdo con las necesidades de tu empresa. Aunque es flexible en cuanto a su desarrollo,existen características que son esenciales para desarrollar cualquierPOA. Veamos cuáles son. Necesita ser un documento que no se preste a interpretaciones o subjetividades; cada punto debe ser simple,lógico y estar ligado a un objetivo. Un Plan Operativo Anual siempre se desprenderá de una estrategia general de negocios, del cual se desglosarán los objetivos. Todo su contenido se orienta hacia el futuro, es decir, seplanteaun contexto actual, se realizan las proyecciones dea dónde se quiere llegar y cómo hay que avanzar para alcanzar ese futuro. Es una característica fundamental: este plan tiene que establecer prioridades pararesolver primero lo más urgente, importante y necesario. Se trata de un documento cuyo orden permite asignar responsabilidades y delegar labores para que todo marche como un engranaje que dé movimiento a la compañía. El POA debe alinearse con el plan estratégico de tu empresa y basarse en sus estrategias comunes. Cuanto más conciso sea este documento,será más propicio para que los trabajadores comprendan a cabalidad las acciones, estrategias y objetivos que lo conforman. Todos los objetivos y la información incluida deben estar respaldados por los expertosde la empresa. Antes de ponerlo en marcha, los recursos y presupuestos también deben estar asegurados. Se debe comprobar el costo-beneficio de cada objetivo planteado, para garantizar que todas las metas brinden un valor real a la empresa. Si bien cada empresa elaborará un plan diferente según sus necesidades, los puntos que acabamos de mencionar son indispensables al momento de redactar un POA por vez primera. Cuando un equipo conformado por varios integrantes debe realizar trabajos en conjunto, suele perderse el control de las actividades si no se realizan bajo un seguimiento preciso. El objetivo principal del plan operativo anual es visualizar los procesos y objetivos que el equipo debe alcanzar mes con mes. Elaborar este tipo de plan te permite notar errores y variaciones en tus operaciones, yhacer los cambios necesarios para mantener el orden en los procesos que se llevan a cabo en la empresa. En esto radica la importancia de que se involucre a cada área participante. Así sabrás exactamente lo ocurre en cada sector y tendrás oportunidadde reaccionar o atender conflictos en tiempo y forma. Además, conlleva las siguientes ventajas: A continuación, hablaremos de los elementos básicos de un plan operativo anual, tomando como base la plantilla que hemos desarrollado para que redactes tu documento de forma rápida y sencilla. Agrega los datos institucionales como el título del plan operativo anual, nombre del departamento o área y fecha. Indica todos los temas y el orden en que los abordarás. Se trata de un planteamientodonde se destaca la relevancia del POA, sus características,metodologías y otros aspectos importantes.Te sugerimos elaborarla al final para que no olvides incluir ningún detalle. Se indican las razones por las cuales el POA ha sido creado y cuáles son sus contribuciones a la empresa. Este elemento ayuda a identificar a los responsables del plan operativo. También deben establecerse las actividades y labores de cada integrante del equipo. Resulta necesario diagnosticar el entorno en el que se desenvuelve la empresa. En él se consideran los aspectos internos y externos que influyen en la gestión de los procesos. Son los objetivos generales de la empresa (alargo plazo) que definen las metas a alcanzar. Son los objetivos a mediano plazo. Se desprenden de los objetivos y deben ser específicas, medibles, relevantes y cuantificables. Se relacionan con los objetivos estratégicos y permiten conocer los niveles de eficacia, eficiencia y productividad. Pueden expresarse de forma cuantitativa y cualitativa. Se documentan con base en los planes, programas y proyectos del POA. Ahora que conoces la estructura general de un plan operativo anual, es momento que lo lleves a la acción. Pero antes, te mostraremos algunos ejemplos que te servirán de inspiración o, simplemente, para entender mejor cómo puede verse un POA. Existen muchas formas de crear un plan operativo anual. Los formatos y la estructura pueden variar, dependiendo de la institución (privada ogubernamental) de la que se trate. Sin embargo, todos los POA cumplen el mismo propósito: servir de apoyo para llevar a cabo las actividades de trabajo durante un año. A continuación, verásalgunos ejemplos para que los tomes como referencia cuando desarrolles el POA de tu empresa. Imagen de SINAC Para el Sistema Nacional de Áreas de Conservación de Costa Rica, un plan operativo anual debe contemplar los campos jurídico, institucional y normativo. No se trata de una simple lista de actividades o deberes que deben realizar, sino de un documento con validez oficial que permite a los funcionarios responder ante las amenazas en materia forestal y de vida silvestre en el territorio nacional. Imagen de SSM De un vistazo podemos ver que para el Servicio de Salud de Morelos (México)el plan operativo anual incluye temas transversales como la perspectiva de género y los derechos de la infancia. Nuevamente, no se trata de un documento enunciativo, en el que se enumeren o listen actividades. Es un programa con valor vinculante para los funcionarios públicos, el cual deben acatar y hacer valer durante su gestión. De ahí que incluya instrumentos de evaluación y cursos de capacitación. Imagen deEMPSA Par la Empresa Pública Metropolitana de Servicios Aeroportuarios es lógico quelos gastos de operación sean contemplados como una parte integral del POA. En este caso vemos un desglose por unidad administrativa,cuatro categorías que a su vez se dividen en gerencias. Este es un ejemplo del nivel de detalle que puede alcanzar un documento de este tipo. Imagen deENEE El POA de la Empresa Nacional de Energía Eléctrica de Honduras también es un ejemplo de qué tan detalladas pueden ser las actividades que describe este documento. Como se puede ver, este incluye unidades de medida de cumplimiento, metas, fecha de ejecución y porcentaje de los avances. Puede haber tantas actividades como sea necesario y dividirseen el número de áreas que tenga el corporativo o la institución. Por lo tanto, un POA suele ser un documento voluminoso. Imagen deANII En este ejemplo de laAgencia de Investigación e Innovación de Uruguay destacan dos aspectos: el nivel de detalle de cada objetivo, con sus respectivas actividades asociadas, y la asignación de capital para su cumplimiento. Debido a que muchas veces los 12 meses que contempla un POA pueden abarcar dos años (2011 y 2012) en el ejemplo, existe un campo llamado arrastre, que se refiere al presupuesto asignado en 2011 que debe utilizarse en 2012. Por eso es muy importante llevar un control estricto de las actividades, su avance y las fechas asociadas al inicio y culminación. Imagen deINTECAP «El INTECAP es una institución guatemalteca líder en capacitación técnica para jóvenes y adultos» y, como tal, está interesada en demostrar la calidad de sus cursos de capacitación. Por lo tanto, el POA está asociado al plan de calidad. A su vez, esta parte del documento pone énfasisen el número de eventos, participantes y horas dedicadas a la capacitación, de acuerdo con la región o unidad operativa. Imagen deFIIAPP En este ejemplo, laFundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas integra su POA a los objetivos del plan estratégico 2021-2014. En este caso queda claro que el POA es un instrumento operativo, mientras que el plan estratégico es el plan maestro a mediano plazo; de manera que ambos documentos son parte integral de la estrategia a largo plazo de una empresa. Imagen deMichelin España Para la reconocida empresa automotriz Michelin, el plan operativo anual integra objetivos, indicadores y metasa mediano plazo; en este caso fijó el año 2030 como fecha límite para su cumplimiento. Si revisamos los objetivos, se trata de aspectos muy generales como «mantener una creación de valor continua» o «mantener la fuerza de la marca Michelin». A estos objetivos seguramente le siguen tareas y actividades más concretas, pormenorizadas y ligadas a métricas de rendimiento que tendrán que ser evaluadas a fin de año. Imagen deCEPAL La Comisión Económica para América Latina y el Caribe incluye una distribución de gastos en su POA, como se observa en el ejemplo. Entre otros rubros, esta entidad destaca la capacitación a través de cursos, talleres y reuniones de expertos, así como lo que llama diseminación, que es el gasto en publicidad. Sirva como ejemplo de la importancia de incluir, así sea a grandes rasgos, una asignación del presupuesto anual, a reserva de que cada área elabore un plan de gastos anual, bien detallado. Imagen deSEDA-Ayacucho En este ejemplo del Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Ayacucho, el POAincluye un resumen del plan estratégicopara que los trabajadores estén al tanto de los objetivos de la institución a mediano y largo plazo. Luego, el documento desarrolla el plan operativo dividido por gerencias. Esto puede resultar muy práctico cuando se trata de una institución o empresa tan grande que requiere un tratamiento detallado para cada una de sus áreas, sin olvidar que los objetivos son transversales y que existen responsabilidades compartidas. Imagen deEscuela Básica Nº 278 Dr. Raúl Peña El plan operativo anual de la Escuela Dr. Raúl Peña en Paraguayincluye un desglose de sus objetivos con mucho detalle. Cada objetivo se va ampliando en las columnas sucesivas donde se describenlasactividades asociadas. Asu vez, el POA incluyelos métodos de evaluación para cada actividad, según el modelo pedagógico al que la escuela se ciñe. Este ejemplo nos permite observar qué tan detallado puede ser un plan operativo anual y por qué es un instrumento tan socorrido en ámbitos tan distintos como el académico, gubernamental y empresarial. Si partimos de la plantilla que te proporcionamos para redactar tu POA, comenzaremos por lo básico: la portada de tu documento. Asegúrate de incluir el logotipo de tu empresa, su nombre y el periodo durante el cual tendrá validez tu plan operativo anual. El siguiente paso es redactar una introducción. Recuerda que debe ser breve. Cuando termines la creación del POA podrás volver a esta parte del documento para afinar los detalles. Adicionalmente,agrega una justificación al documento. La justificación te permitirá organizar las razones por las cuales la empresa necesita implementar un POA, de qué manera se relaciona con el plan estratégico y cómo mejorará la operación de tu corporación en el corto y mediano plazo. Algunos requisitos importantes a considerar antes de realizar el POA son los siguientes: En esta sección tendrás que incluir a los responsables de la creación del POA, así como a los encargados de implementarlo en cada área. Puedes utilizar un organigrama o una lista de contactos. No obstante, asegúrate de añadir el correo institucional, el número de contacto y la información que consideres necesaria para que los miembros de la empresa puedan entablar comunicación directa con cada responsable. El siguiente paso es realizar un análisis FODA. Esto te permitirá conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para tu empresa de cara a los próximos doce meses. Con ayuda de este instrumento de planeación tendrás la posibilidad de enfocar mejor tus objetivos a corto y mediano plazo; así como integrar, dentro de la visión del POA, toda la información necesaria para que los responsables de implementarle tengan elementos suficientes para actuar en caso de una contingencia. El POA es un instrumento que te permite saber adónde quieres ir y cómo piensas llegar.Para ello tienes quedeterminar los objetivos del proyecto a emprender. Para definirlos objetivos estratégicos, te sugerimos algunas preguntas que podrían servirte para formularlos: Una vez que estén contemplados estos aspectospuedes pasar al siguiente punto, los objetivos tácticos. Los objetivos tácticos te ayudarán a identificar las tácticas, tareas y actividades concretas que debes realizar para lograr que tu estrategia anual se lleve a cabo. Examina los objetivos que planteastey relaciónalos con metas que sean medibles. En esta fasedebes establecerlas fechas límitepara ciertas actividades oresultados. De igual forma, considera lo que tu empresa ha logrado a lo largo de sus años activos: buenas reseñas, clientes adquiridos, aumento de ingresos, etc. Reúnete con tu equipo de trabajo para discutir más cuestiones y aspectos. En el caso de la distribución de actividades, es conveniente que realicen una clasificación yprioricen: las másimportantes, las más fácilesy las menos relevantes. Así el camino a seguir comenzará a esclarecerse. Los indicadores de éxito tienen que estar relacionados con los objetivos tácticos. Es decir, con las tácticas, actividades ytareas que pondrás en marcha para alcanzar los objetivos estratégicos. Estos indicadores tienen que monitorearse constantemente para saber que el POA está siendo implementado exitosamente. Establece una lista de resultados esperados. Cada objetivo debería tener asociado un resultado esperado, así como una métrica o indicador de éxito. Al final del año podrás evaluar hasta qué punto se logró llegar a los resultados esperados. Habrá resultados que se obtuvieron en tiempo y forma, y otros que no fue posible alcanzar. El plan operativo anual debe contar con un presupuesto. Antes de asignar tareas y metas para cada equipo u objetivo, debes saber qué recursos tienes disponibles. Debes considerar los sueldos, gastos operativos e inversiones en materias primasy herramientas, en caso de ser necesario. De ser posible, acércate al área de finanzas o presupuesto para que te asesoren en términos de dinero. Así evitaráserrores que te hagan perder parte de tu presupuesto en acciones que no eran necesarias en tu plan operativo anual. Cuando ya está todo organizado, ya sabes por dónde ir y con quiénes cuentas, compártelo con el resto la organización (jefes de área o líderes que podrían estar interesados en revisary darle seguimiento al plan). Recuerda crear informes puntuales de los avances de tu proyecto en diferentes plazos; pueden ser mensuales, trimestrales (o el lapso que consideres oportuno). Un plan se realiza con el propósito evidente de cumplirse a cabalidad, pero es normal que surjan imprevistos con el transcurso del tiempo. Por ende, tu plan debe someterse a ajustes, si así se requiere. La buena noticia es que, gracias a la planificación inicial, sabrás si estás obteniendo los resultados que esperas o si debes realizar modificaciones con tal de orientar el plan a un rumbo más acertado. No olvides involucrar a todos los colaboradores para que haya sintonía. Ahora comienza a realizar tu primer plan operativo anual. Recuerda que cada empresa tiene sus propios intereses y propósitos. Por lo tanto, si requieres implementar otras secciones o formatos, hazlo. Cuanto más concreto sea tu POA, más enfocada será la ruta a seguir para alcanzar tus objetivos.Crea un plan operativo
Cuéntanos un poco de ti para acceder a la plantilla
Qué es el POA o plan operativo anual
Características de un plan operativo anual
Claridad en el planteamiento
Estratégico
Proyeccióna futuro
Establece prioridades
Favorece el orden
Coherencia
Comprensión
Viabilidad
Rentabilidad
Importancia del plan operativo anual en una empresa
Estructura de un plan operativo anual
Portada
Índice
Introducción
Justificación
Estructura organizativa
Análisis FODA
Objetivos estratégicos
Objetivos tácticos
Metas
Indicadores
Resultados esperados
11ejemplos de planes operativos anuales
1. Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC, Costa Rica)
2. Servicio de Salud de Morelos (SSM)
3. Empresa Pública Metropolitana de Servicios Aeroportuarios (EMPSA)
4. Empresa Nacional de Energía Eléctrica de Honduras (ENEE)
5. Agencia de Investigación e Innovación-Uruguay (ANII)
6. INTECAP (Guatemala)
7. Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas (FIIAPP)
8. Michelin España
9. Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL)
10. Servicio de Agua Potable y Alcantarillado (SEDA-Ayacucho)
11. Plan operativo anual de la Escuela Dr. Raúl Peña (Paraguay)
Cómo hacer un plan operativo anual
1. Diseña tu portada
2. Redacta una introducción y una justificación del POA
3. Describe la estructura organizativa que interviene en el POA
4. Realiza un análisis FODA
5. Determina tus objetivos estratégicos y tácticos
6. Señala tus metas
7. Identifica tus indicadores de éxito
8. Haz una lista de resultados esperados
9. Establece un presupuesto
10. Compartetu POA
11. Ajusta el plan conforme sea necesario
Publicado originalmente el 03 de abril de 2023, actualizado el 05 de abril de 2023
Topics:
Inteligencia de negocios
