Die Bewirtschaftung einer Immobilie ist mit hohen laufenden Kosten verbunden. Einige davon können auf die Mieter umgelegt werden, doch nicht alle Nebenkosten dürfen zusätzlich zur Miete abgerechnet werden. Diese Abrechnung muss unbedingt korrekt erfolgen, denn andernfalls sind Streitigkeiten mit Mietern vorprogrammiert.
Umlagefähige Nebenkosten
Die Umlage der Nebenkosten muss im Mietvertrag schriftlich vereinbart werden. Im Vertrag ist es nicht nötig, die Betriebskosten in lauter einzelne Positionen aufzuschlüsseln, sondern sie dürfen pauschal als „Betriebskosten“ benannt werden.
Folgende Kosten können beispielsweise auf die Mieter umgelegt werden:
- Grundsteuer
- Aufzugskosten
- Wasserkosten
- Abwassergebühr für Schmutzwasser und Niederschlagswasser
- Müllabfuhr und Entsorgung von Sperrmüll
- Straßenreinigung inklusive Schneeräumung
- Gebäudereinigung
- Gartenpflege und Pflege von Allgemeinflächen
- Ungezieferbekämpfung
- Beleuchtung der Allgemeinflächen
- Sachversicherung und Haftpflichtversicherung
- Kosten des Hausmeisters
- Fernseh- und Kabelanschluss
- Kosten des Betriebs einer Waschküche
- Schornsteinfeger
Die Berechnung der Betriebskosten erfolgt normalerweise über einen Abrechnungsschlüssel oder die konkrete Wohnfläche. Es wird also anteilsmäßig weiterverrechnet, welche Kosten tatsächlich angefallen sind. Ein Abrechnungsschlüssel ist dann sinnvoll, wenn nur wenige Parteien im Haus leben und diese sehr unterschiedliche Kosten verursachen. Ein Beispiel dafür wäre, dass die Abrechnung nach den in der jeweiligen Wohnung lebenden Personen erfolgt. Dann würden z. B. die Kosten der Müllabfuhr gerechter verteilt. Bei den Kosten für Heizung und Warmwasser hat die Abrechnung gemäß dem tatsächlichen Verbrauch zu erfolgen – zumindest zum überwiegenden Teil muss dies sichergestellt sein.
Welche Art auch gewählt wird, um die umlagefähigen Kosten zu verteilen, die Vorgehensweise muss in jedem Mietvertrag transparent dargestellt werden. Ergänzend ist es immer empfehlenswert, die Abrechnungsmethode mit den Mietern im persönlichen Gespräch zu erläutern. Das kann Missverständnisse und Streitigkeiten verhindern, die ansonsten nicht nur zwischen Vermieter und Mieter, sondern auch zwischen den Parteien im Haus entstehen könnten.
Nicht umlegbare Kosten
Abseits dieser Kosten gibt es noch weitere Ausgaben, die anfallen, aber nicht auf Mieter abgewälzt werden können. Das betrifft die Kosten der Instandhaltung des Gebäudes, Sanierungskosten und Verwaltungsarbeiten. Wenn ein Teil der Wohnung so stark abgenutzt ist, dass eine Erneuerung nötig ist, so müssen diese Kosten vom Vermieter getragen werden. Bei echten Modernisierungsarbeiten ist dafür in weiterer Folge eine Mieterhöhung denkbar. Unter den Kosten der Verwaltung werden beispielsweise Ausgaben für einen Steuerberater oder Mietrechtsschutzversicherungen zusammengefasst. All jene Kosten, die der Vermieter für organisatorische Kosten hat, fallen in diesen Bereich.
Selbstverständlich ebenfalls nicht umlegbar sind Zinsen für die Immobilienfinanzierung, Steuern oder unregelmäßig anfallende Kosten, die auch als Instandhaltung eingestuft werden können. Dazu zählt beispielsweise das Fällen eines Baumes auf der Allgemeinfläche des Gebäudes.
Nebenkosten im Mietvertrag aufnehmen
Wie Sie sehen, ist genau geregelt, welche laufenden Nebenkosten an die Mieter weiterverrechnet werden dürfen. Die Betriebskostenverordnung alleine zu betrachten, ist allerdings nicht ausreichend. Im Mietvertrag muss explizit vereinbart werden, dass die Betriebskosten umgelegt werden. Dann muss der Mieter davon ausgehen, dass die gängigen Betriebskostenauf ihn abgewälzt werden. Gibt es irgendwelche sonstigen Betriebskosten, die ebenfalls weiterverrechnet werden dürfen und auch weiterverrechnet werden, sollte auf diese explizit hingewiesen werden.
Die recht allgemeine Betitelung des Postens als „Betriebskosten“ hat zur Folge, dass auch Betriebskosten, die erst nach Vertragsabschluss entstehen, ebenso weitergegeben werden dürfen. Ein Beispiel: Der Mietvertrag sieht die Verrechnung der Betriebskosten vor, es ist nichts Näheres vereinbart. Ein Jahr später beschließt der Eigentümer ein Unternehmen zu beauftragen, regelmäßig den Gemeinschaftsgarten zu pflegen. Diese Kosten können dann ebenfalls weiterverrechnet werden, obwohl diese Betriebskosten zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses noch nicht gegeben waren.
Was tun bei Leerstand?
Wenn eine Wohnung einmal nicht vermietet ist, fallen bestimmte laufende Kosten trotzdem an. Dieses Risiko bleibt beim Vermieter, er muss die Nebenkosten für diese Flächen somit übernehmen. Allerdings gibt es die Erleichterung, dass die Kosten, die während des Leerstandes entstehen, in der Steuererklärung geltend gemacht werden dürfen. Sie werden dort als Werbungskosten aufgeführt und reduzieren somit die Einkommensteuerbelastung.
Betriebskosten korrekt abrechnen – Fazit
Die Betriebskosten müssen korrekt berechnet werden und es ist klar geregelt, welche Kosten an die Mieter weiterverrechnet werden dürfen. Voraussetzung ist, dass bereits im Mietvertrag auf die Verrechnung der Betriebskosten hingewiesen wurde. Auch die Art und Weise der Verteilung der Kosten auf die einzelnen Wohnungen sollte klar erläutert werden. Je transparenter hier vorgegangen wird, desto seltener wird es zu Diskussionen rund um die Bezahlung der umlagefähigen Betriebskosten kommen. Es lohnt sich also, von der Erwähnung im Mietvertrag, über die Abrechnung bis hin zur persönlichen Erklärung der Berechnungsweise alles rund um das Thema der Betriebskostenabrechnung strukturiert und genau zu erledigen. Andernfalls besteht immer das Risiko, dass Mieter die Betriebskostenabrechnungen monieren und es so zu langwierigen Streitigkeiten über die Umlagefähigkeit, die Verteilung der Kosten und die Bezahlung eben dieser kommen kann.
Sollten Sie hinsichtlich der korrekten Betriebskostenabrechnung Fragen haben oder Unsicherheiten aufkommen, so haben Sie mit Haus & Grund ein starkes Team an der Seite, das Sie mit langjähriger Erfahrung unterstützt. Kontaktieren Sie uns gerne!
