Gewerkte uren bijhouden in Excel | Template en de beste alternatieven (2024)

De gewerkte uren bijhouden: het is vrijwel niemands hobby. Toch is de urenregistratie binnen iedere onderneming of project van groot belang. Het geeft inzicht in het aantal bestede uren én zorgt ervoor dat de salarissen of uren op een eerlijke manier worden uitbetaald. Ondernemers zijn nog vaak verdeeld over wat nu eigenlijk de beste manier is om de urenadministratie bij te houden, sommige maken enkel gebruik van een word-document, of noteren de gewerkte uren in hun agenda. Toch zien we dat deze methodes vaak niet het gewenste overzicht bieden, en zelfs voor verwarring of dubbel werk kunnen zorgen.

Een vrij eenvoudige en efficiënte manier om gewerkte uren bij te houden is in een Excel template. Door gewerkte uren bij te houden in Excel creëer je in een klap een duidelijk overzicht. Bovendien is het efficiënt, makkelijk in gebruik en laag in kosten (want wie heeft er nou nog geen Microsoft Office Pakket?) In dit artikel lees je alles over de urenadministratie, uren bijhouden in Excel, de voordelen hiervan en handige templates.

Het belang van urenadministratie

Bij het bijhouden van de urenadministratie, denkt men vaak alleen aan het financiële belang. Juist om die reden wordt het registreren van de gewerkte uren vaak gezien als een vervelende klus. Het wordt geacht als iets tijdrovends of een klus die alleen besteed is aan mensen met een goed financieel inzicht. Om deze reden wordt de urenregistratie vaak uitbesteed of juist met de Franse slag gedaan. Dat is zonde, want een goede urenregistratie kan leiden tot een hogere winstgevendheid. Of je nu actief bent in de mobiliteitssector, IT of in de dienstverlening, iedere branche kan profiteren van een goede urenregistratie. De essentie van het bijhouden van de urenadministratie reikt verder dan alleen het uitbetalen van het loon of het berekenen van een uurtarief.

Door het schrijven van je uren, maak je inzichtelijk hoeveel tijd er ergens aan wordt besteed, bijvoorbeeld aan een bepaalde taak of project fase. Om de gewerkte uren bij te houden kun je gebruik maken van (gratis) software, boekhoud apps of Excel. Ga je je gewerkte uren bijhouden in een Excel template? Dan krijg je inzicht in de kosten, marges en productiviteit. Zo kun je gaan voorkomen dat je inkomsten misloopt, verhoog je je marges en krijg je inzicht in waar de kansen en verbeteringen liggen. Reden zat dus om te beginnen met je gewerkte uren bijhouden in een Excel template.

Door je gewerkte uren bij te houden in excel, zie je direct of je het urencriterium wel of niet hebt gehaald. Hier kun je ook alvast mee beginnen als je nog niet ingeschreven staat bij de KvK. Want de uren die gemaakt zijn ter voorbereiding, tellen ook mee. Door gewerkte uren bijhouden in Excel, bereken je de uren die je maakt om tot je onderneming te komen.

Werk je niet als ZZP’er, maar ben je bijvoorbeeld eigenaar van een bv of nv? Dan gelden deze voordelen niet. Maar ook dan is de urenregistratie essentieel, bijvoorbeeld voor de vennootschapsbelasting. Door de urenadministratie bij te houden bereken je hoe winstgevend je bedrijf is.

Urenadministratie binnen projectmanagement

Zijn jouw projecten eigenlijk wel winstgevend? Als je deze vraag direct met een ja of nee kan beantwoorden, dan kun je ervan uit gaan dat het welgesteld is met jouw urenadministratie. Maar moet je hiervoor eerst in de cijfers duiken? Dan kan de urenadministratie waarschijnlijk een behoorlijke opfrisbeurt gebruiken. Door gewerkte uren bij te houden in Excel, zorg je ervoor dat projecten rendabel blijven. Met een inzicht in de gewerkte uren, van jou, de projectmanager en/of het team, creëer je een inzicht wat je zal gaan helpen op de juiste beslissingen te maken.

De gewerkte uren bijhouden in Excel kun je indirect zien als een methode om je project anders in te richten en er meer geld aan te verdienen. Het overzicht van urenregistratie in Excel biedt inzage in waar de knelpunten liggen, bijvoorbeeld in de productiviteit van het team of in de planning. Hoe kun je de uren anders gaan benutten? Goed inzicht is daarvoor vereiste.

De voordelen van urenregistratie Excel

De gewerkte uren bijhouden in Excel biedt dus vele mogelijkheden. Desalniettemin zitten er veel voordelen aan verbonden. Wij zetten de belangrijkste voordelen voor u op een rijtje:

• Relatief goedkoop. Ga je gewerkte uren bijhouden in Excel (template)? Dan hoef je waarschijnlijk geen extra investeringen te maken in nieuwe software. Vrijwel iedere organisatie of ondernemer maakt al gebruik van het Microsoft officepakket, waar Excel automatisch bijzit. Dit maakt de urenregistratie in Excel relatief goedkoop, omdat er dus geen extra kosten aan verbonden zitten.

• Gemakkelijk in gebruik. Het zal dus vast niet de eerste keer zijn dat je te werk gaat in Excel. Dat is een groot voordeel, want je hoeft jezelf (en je medewerkers) dus geen nieuwe software aan te leren. Het gebruik van Excel spreekt veelal voor zich en is net als Word en Powerpoint gemakkelijk in gebruik. Bovendien biedt het programma veel mogelijkheden.

• Weinig kennis nodig. Voor Excel heb je relatief weinig kennis nodig. Je hoeft geen urenlange training te volgen of YouTube door te spitten voor een relevante tutorial om goed met het programma overweg te kunnen. Ook financiële kennis is geen vereiste, omdat berekeningen in Excel aan de hand van formules worden gemaakt. Die rekenmachine is dus niet meer nodig.

• (Gratis) templates. Voor de gewerkte uren bijhouden in excel kun je gebruik maken van een template. Vaak zijn deze gratis te downloaden of voor een leuk prijsje.

• Automatische backup. In office kun je automatische backups instellen. Zo zorg je ervoor dat de urenregistratie nooit verloren gaat.

• Beter plannen. Aan de hand van het overzicht in Excel, kun je beter gaan plannen en tijd managen. Met als gevolg hogere productiviteit en hogere winstgevendheid.

De nadelen van urenregistratie Excel

• Onoverzichtelijk. Hoewel Excel een eenvoudige tool is je uren mee bij te houden, kan het al snel onoverzichtelijk worden. Zo krijg je bij meerdere projecten of medewerkers al snel te maken met verschillende tabbladen. Hierdoor kan de urenadministratie binnen korte tijd onoverzichtelijk worden.
• Arbeidsintensief. Om ervoor te zorgen dat jouw urenadministratie duidelijk en overzichtelijk in Excel staat, moet je vaak intensief bezig zijn met het bijhouden hiervan.
• Hogere kans op fouten. Wanneer je gebruik maakt van Excel om handmatig de urenadministratie uit te voeren, heb je doorgaans te maken met een hogere kans op fouten.
• Niet overal en altijd toegankelijk. In tegenstelling tot een urenregistratie tool, kun je Excel vaak alleen op één apparaat gebruiken. Dit kan vervelend zijn als je aan verschillende projecten werkt en de uren direct in wilt voeren.

Uren bijhouden in Excel

Urenregistratie Excel template

Hoewel Excel niet per definitie gemaakt is als een puur urenregistratie systeem, kun je wel gebruik maken van al bestaande sjablonen. Daarnaast zijn er veel templates op de markt waarmee je heel eenvoudig je uren kunt bijhouden. Deze templates zijn gebruiksvriendelijk en ook geschikt voor wanneer je weinig boekhoudkundige kennis hebt. Maar wat bevat nou eigenlijk in een goede Excel urenregistratie template?

Er zijn een aantal factoren die je sowieso dient te registreren tijdens je urenadministratie in Excel. In elk geval registreer je:

• De datum
• De klant, opdrachtgever of het desbetreffende project
• Omschrijving de activiteit of taak
• Directe en indirecte uren
• Uurloon
• Het aantal gemaakte uren
• Omzet
• Het budget

Alternatieven voor Excel

Niet iedereen is even groot fan van werken in Excel vanwege de nadelen. Gelukkig is er een groot aanbod van urenregistratie apps. Om de keuze makkelijker te maken, hebben we nog drie handige alternatieven voor urenregistratie in Excel op een rijtje gezet:

e-Boekhouden

Bekijk Nu

Ben je op zoek naar een urenregistratiesysteem waar niet al te veel kosten aan verbonden zitten? Dan is e-Boekhouden misschien wel de oplossing die je zoekt. Met een gratis termijn van 15 maanden vraagt dit systeem maar om kleine investering. Bovendien is e-Boekhouden een eenvoudig systeem, waar je op een efficiënte manier de uren in kan bijhouden.

Monday

Bekijk Nu

Monday staat je misschien meer bij als projectmanagement tool. Maar het platform biedt veel meer dan dat. Naast de algemene planning beheren en takenlijsten aanmaken, kan je in Monday ook je urenregistratie verzorgen. De kosten liggen hier wel iets hoger, na een proeftermijn van 14 dagen ga je over op een maandelijks gefactureerd abonnement.

Rompslomp

Bekijk Nu

Werk je als ZZP’er en zoek je een alternatief voor de gewerkte uren bijhouden in Excel? Dan is Rompslomp de oplossing voor jou. Desalniettemin, maakt Rompslomp de urenfacturatie een stuk makkelijker en overzichtelijker. Na een proefperiode van 30 dagen kies je een pakket wat bij jou past.

Conclusie

Er zijn veel verschillende manieren om je urenregistratie bij te houden. Een van de meest eenvoudige manieren, is de gewerkte uren bijhouden in Excel. Omdat de meeste organisaties en medewerkers al beschikken over een office-pakket, is urenregistratie in Excel vrijwel kosteloos. Omdat iedereen al overweg kan met het office systeem, hoef je geen extra tijd te besteden aan trainingen of om te wennen aan een nieuwe software. Je creëert dus binnen no-time een eenvoudig een goed urenregistratiesysteem, middels een template of door gebruik te maken van de functionaliteiten in Excel.